Эта Политика объясняет, какие персональные данные обрабатывает сервис «Айвико», зачем и как мы их защищаем. Оператор данных учётных записей пользователей - Индивидуальный предприниматель Стыврин Денис Васильевич (ОГРНИП 315246800032884, ИНН 246005004145; далее - «Оператор»).
«Айвико» (далее - «Сервис») - сервис для управления бизнесом в сфере услуг и продаж, доступный по адресу crm.aivico.ru. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
1. Две роли по 152-ФЗ
У Сервиса две разные роли, и их важно различать.
1.1. Данные учётной записи пользователя (того, кто регистрируется и работает в Сервисе: электронная почта, ФИО, телефон, пароль). По этим данным Оператор - ИП Стыврин Д. В. Их обработку регулирует настоящая Политика.
1.2. Данные, которые пользователь сам вносит в Сервис о своих клиентах и контрагентах. По этим данным оператором выступает компания-пользователь, а Оператор Сервиса обрабатывает их по поручению пользователя (ст. 6 ч. 3 152-ФЗ) и только для работы Сервиса. Пользователь сам отвечает за то, что у него есть право вносить эти данные и получать согласия их субъектов.
2. Чьи данные и какие мы обрабатываем
2.1. Пользователи Сервиса (сотрудники компаний-клиентов): электронная почта, ФИО, телефон, пароль (хранится в виде необратимого хеша), идентификатор Telegram или MAX при привязке уведомлений, технические данные входа (IP-адрес, время, устройство).
2.2. Данные, внесённые пользователями (обрабатываются по поручению): сведения о клиентах и контрагентах компании, об их устройствах, истории обращений, фото и видео по заказам, записи телефонных разговоров с клиентами (когда пользователь подключил телефонию), записи согласий клиентов на рекламные сообщения и их отзывы, в том числе фотографии бумажных согласий, паспортные данные (когда пользователь их вносит - хранятся в зашифрованном виде), а также банковские реквизиты контрагента - наименование банка, БИК, номера счетов и SWIFT (когда пользователь их вносит, в том числе по контрагенту-физическому лицу, например поставщику; хранятся в зашифрованном виде). Состав определяет сам пользователь.
Специальные категории персональных данных и биометрию Сервис не обрабатывает: распознавание или идентификация по фотографиям не ведётся.
3. Зачем мы обрабатываем данные
3.1. Данные учётной записи - чтобы зарегистрировать пользователя, дать доступ к личному кабинету, поддерживать работу Сервиса, обеспечивать безопасность входа и связываться с пользователем по работе Сервиса.
3.2. Данные, внесённые пользователем, - чтобы Сервис выполнял свои функции (вёл заказы, клиентскую базу, расчёты, коммуникации) в интересах пользователя.
3.3. Адрес электронной почты - для новостных и рекламных рассылок, только если пользователь дал на это отдельное согласие (галочка при регистрации; ст. 18 Закона «О рекламе»). От рассылки можно отказаться в любой момент - по ссылке «Отписаться» в письме или через support@aivico.ru.
4. На каком основании
Обработка ведётся на основании 152-ФЗ, Гражданского кодекса РФ, соглашения с пользователем (Пользовательского соглашения) и согласия субъекта персональных данных. Для данных, вносимых пользователем, основанием служит поручение пользователя как оператора.
5. Что мы делаем с данными
Сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу (предоставление доступа в рамках работы Сервиса), блокирование, удаление и уничтожение. Способ обработки смешанный: автоматизированный и без средств автоматизации.
6. Кому мы поручаем обработку
6.1. Кого привлекаем мы
Эти сервисы привлекает сам Оператор, и они обрабатывают данные по его поручению:
инфраструктура Сервиса (приложение, база данных, хранилище файлов) - Yandex Cloud (Россия);
защита от автоматических регистраций, подбора паролей и обстрела формы заявок - Яндекс SmartCaptcha (Россия): при входе, регистрации, восстановлении пароля, а также при отправке заявки с сайта компании ей передаются IP-адрес и сигналы поведения, чтобы отличить человека от робота. На форме заявок проверка включается не всегда, а когда с одного адреса заявок приходит больше обычного;
отправка электронной почты (письма с уведомлениями и кодами подтверждения) - через почтовый хостинг REG.RU (Россия);
MAX (VK) - для доставки уведомлений через бота Оператора. В отличие от каналов выше, этот сервис привлекает сам Оператор, а не пользователь: передаются идентификатор аккаунта получателя и текст уведомления. Серверы MAX расположены в России;
определение города по координатам точки обслуживания в разделе «Сеть» - Яндекс Геокодер (Россия). Передаются только координаты точки; данные клиентов не передаются.
Эти сервисы получают только те данные, которые нужны для конкретной функции, и используют их по нашему поручению.
6.2. Что подключает сам пользователь
Эти сервисы пользователь подключает по собственному договору и своим ключом доступа. Оператор их не привлекает: отношения по обработке возникают между пользователем и таким сервисом напрямую.
онлайн-оплата подписки и выставление счетов и закрывающих документов - Точка Банк (Россия). Провайдеру передаются данные плательщика, нужные для платежа и документов (для юрлица или ИП - наименование, ИНН, адрес электронной почты для отправки документов, сумма); реквизиты карты вводятся на стороне провайдера и в Сервис не попадают;
каналы общения с клиентами: Telegram (исходящие запросы могут идти через прокси-сервер за пределами России), ВКонтакте (Россия), Avito (Россия), WhatsApp - либо через сервис Green API, либо напрямую через WhatsApp Business Cloud API (Meta Platforms, США). Переписка с клиентом, включая вложения, проходит через инфраструктуру выбранной площадки;
почтовый ящик компании, с которого уходят письма и рассылки клиентам, - Gmail (Google LLC, США), Яндекс.Почта, Mail.ru или собственный почтовый сервер пользователя. Через провайдера ящика проходят адреса получателей и содержание писем;
телефония и записи разговоров - IP-телефония (Mango Office, Novofon, Телфин, Мойзвонки): провайдеру передаётся номер клиента для звонка, а записи разговоров хранятся в Сервисе;
подсказки реквизитов организаций - DaData (Россия): запрос уходит из браузера пользователя напрямую, минуя серверы Оператора;
печать кассовых чеков - драйвер АТОЛ или KkmServer: программа работает на компьютере пользователя.
Ещё один особый случай - функции обмена между компаниями-пользователями Сервиса («Сеть» и межсервисный паспорт изделий). Их компания включает сама, и данные при этом получает не подрядчик Оператора, а другая компания, которая дальше обрабатывает их для собственных целей. Подробно этот обмен описан в Поручении на обработку (DPA), п. 4.4.
Отдельно стоит онлайн-касса. Когда компания подключает её, чек печатает драйвер контрольно-кассовой техники АТОЛ, установленный на компьютере самой компании. На серверах Оператора он не работает: задание на чек уходит из Сервиса на этот компьютер, а оттуда - в кассу. В задании есть наименования позиций, суммы, фамилия кассира и, если покупатель попросил электронный чек, его почта или телефон - этот реквизит по 54-ФЗ уходит в кассу и дальше оператору фискальных данных. Драйвер ведёт свой журнал работы на компьютере компании; выключать его правообладатель не разрешает. Правила использования драйвера - на сайте его правообладателя (https://integration.atol.ru), и компания принимает их сама при установке.
Вместо драйвера АТОЛ компания может подключить кассу через программу KkmServer - она тоже стоит на компьютере компании, а не у Оператора, и получает от Сервиса такое же задание на чек. Разница для персональных данных одна: вместе с заданием уходит технический ключ лицензии, которую Оператор предоставляет компании из своего пула. Персональных данных в этом ключе нет. KkmServer ведёт свой журнал команд на компьютере компании; правила использования программы - на сайте её правообладателя (https://kkmserver.ru).
Отдельно стоит DaData (Россия) - подсказки реквизитов организаций из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и справочник банков. Этот сервис пользователь подключает сам, по собственному договору с DaData и своим ключом доступа. Запрос уходит из браузера пользователя напрямую в DaData, минуя серверы Сервиса; в DaData передаётся только строка, которую пользователь набрал в поле (название организации, ИНН, название банка или БИК). Полученные сведения сохраняются в Сервисе как обычные данные контрагента.
7. Где хранятся данные
Базы данных и файловое хранилище (фото, видео, документы) размещены на территории Российской Федерации. Локализация обработки персональных данных граждан РФ обеспечена в соответствии со ст. 18 ч. 5 152-ФЗ.
8. Трансграничная передача
Сами данные учётных записей, клиентская база и медиафайлы хранятся и обрабатываются в России. Трансграничная передача возникает при использовании перечисленных ниже функций, и другими путями данные за пределы России не уходят:
мессенджеры, которые подключает пользователь: переписка с клиентом проходит через инфраструктуру Telegram или WhatsApp (Green API либо напрямую Meta Platforms, США), в том числе через прокси-сервер за рубежом;
почтовый ящик компании, если пользователь подключил зарубежного провайдера (например, Gmail): через него проходят адреса получателей и содержание писем;
Передача по обоим пунктам происходит по инициативе пользователя, который включает соответствующую функцию. Уведомления через MAX и проверка «я не робот» трансграничной передачи не порождают: эти сервисы работают в России.
9. Сколько мы храним данные
Данные обрабатываются, пока это нужно для целей обработки. При удалении аккаунта данные хранятся ещё 30 дней, после чего удаляются без возможности восстановления. До истечения этого срока удаление аккаунта можно отменить. Данные, внесённые пользователем, удаляются по его команде или при удалении его аккаунта.
Для служебных журналов установлены отдельные сроки, по истечении которых записи удаляются автоматически:
журнал действий сотрудников (в нём IP-адрес и браузер) - 365 дней;
журнал попыток отправки формы с сайта - 90 дней для отклонённых попыток; у принятых заявок запись хранится вместе с самим обращением, потому что содержит доказательство согласия;
входящие и исходящие письма, очередь уведомлений, задания кассовых чеков, журнал смен и снимки списка приложений устройства - по сроку, который Оператор устанавливает в настройках платформы;
технический журнал веб-сервера (IP-адрес, браузер, адрес страницы) ограничен по объёму: хранятся последние записи, старые вытесняются;
незавершённая регистрация без подтверждения адреса электронной почты удаляется через 7 дней.
10. Как мы защищаем данные
Организационные меры: политика обработки персональных данных, назначенный ответственный за обработку, разграничение доступа по ролям, журналирование действий, установленные сроки хранения и порядок удаления.
Технические меры: шифрование канала при передаче (TLS), шифрование секретов (AES-256-GCM), шифрование файлового хранилища при хранении средствами облачного провайдера (SSE-KMS, ключ в системе управления ключами), приватные хранилища с выдачей файлов только после проверки прав, разграничение доступа внутри Сервиса. Инфраструктура провайдера аттестована по требованиям ФСТЭК и ФСБ России.
11. Ваши права
Субъект персональных данных вправе получить сведения об обработке своих данных, потребовать их уточнения, блокирования или удаления, а также отозвать согласие на обработку. Чтобы воспользоваться правами, напишите на support@aivico.ru. Мы ответим в сроки, установленные законом.
Если запрос касается данных, которые в Сервис внёс пользователь о своих клиентах, мы перенаправим обращение этому пользователю как оператору таких данных.
12. Файлы cookie и веб-аналитика
Файлы cookie у нас двух видов, и обходятся мы с ними по-разному.
Необходимые - те, без которых не работает вход и личный кабинет. Они ставятся всегда: без них вас выбрасывало бы из аккаунта на каждой странице. Согласия они не требуют, отключить их и продолжать пользоваться Сервисом нельзя.
Аналитические - только на сайте и только с вашего согласия. На странице-лендинге (aivico.ru) работает Яндекс.Метрика: обезличенные данные о посещениях - какие страницы открывали, откуда пришли, куда нажимали. Вебвизор мы не используем: запись действий на странице не ведётся. Данные обрабатываются на стороне Яндекса в России.
Счётчик не загружается, пока вы не нажали «Принять» в баннере о cookie. Выберете «Отклонить» - Метрика не включится, сайт при этом работает как обычно. Пока выбора нет, аналитики нет.
После согласия сохраняем идентификатор браузера Метрики и время его сохранения в cookie `aivico_seo_attribution` на срок до 21 дня. Cookie доступна только запросу регистрации. После создания аккаунта сервер передаёт в Метрику идентификатор браузера, название события «успешная регистрация» и время регистрации, чтобы связать её с посещением сайта. Имя, email, телефон, данные компании и клиентов в этом событии не передаются. После принятия загрузки Яндексом идентификатор удаляется из очереди отправки. При неопределённом результате отправки повтор автоматически не выполняется.
В личном кабинете (crm.aivico.ru) нет счётчика и Вебвизора. Действия внутри CRM и данные клиентов не передаются в Метрику. Сервер отправляет только описанное выше событие создания аккаунта, если ранее на публичном сайте было дано согласие на аналитику. Поэтому баннера про cookie в CRM нет.
Чтобы изменить выбор, откройте «Настройки аналитики» внизу публичного сайта. Выбор «Отклонить» останавливает счётчик и удаляет cookie для привязки будущей регистрации. Отзыв не отменяет уже переданные события. Если нужна помощь, напишите на support@aivico.ru.
Часть служебных библиотек интерфейса (распознавание текста на фотографии, редактор документов) загружается в браузер сотрудника со стороннего сервиса раздачи файлов. Он видит только технический запрос за файлом; данные из Сервиса и содержимое экрана туда не передаются.
13. Изменение Политики
Оператор вправе изменять настоящую Политику, публикуя новую редакцию по адресу crm.aivico.ru/legal/privacy. Дата редакции указана вверху.
14. Контакты
Индивидуальный предприниматель Стыврин Денис Васильевич