CRM для сервисного центра
Заказы, склад запчастей, касса и зарплата мастеров — в одной программе. Бесплатный тариф до 30 заказов в месяц, без карты и ограничения по сроку. Первые 14 дней можно попробовать полный набор возможностей.
CRM для сервисного центра - это программа, где ремонт живёт одной карточкой: клиент, аппарат, неисправность, статус, запчасти, деньги и гарантия. Айвико ведёт заказ от приёмки до выдачи, сама списывает запчасть со склада, считает прибыль и зарплату мастера и сообщает клиенту о готовности. Работает в браузере, данные хранятся в России. Бесплатный тариф - до 30 заказов в месяц.
Знакомо?
Четыре истории, которые случаются почти в каждом сервисе, пока учёт живёт в тетради и Excel.
Что Айвико берёт на себя
Один сервис вместо тетради, Excel, калькулятора и чатов «кто в курсе?».
Путь заказа в сервисе
Один и тот же порядок для телефона, ноутбука и кофемашины: заказ ведёт себя одинаково, а вы всегда знаете, где он сейчас.
Как устроен учёт в сервисном центре
Три вещи, вокруг которых крутится всё остальное: заказ, аппарат и человек, который за него отвечает.
Заказ - это не строчка, а вся история ремонта
В карточке заказа лежит всё: кто принёс, какой аппарат, с чем пришёл, что обещали по срокам и деньгам. Туда же ложатся работы и запчасти, комментарии мастера, файлы и фотографии с приёмки, печатные документы и оплаты. Через месяц, когда клиент придёт с претензией, не нужно вспоминать - открываете заказ и видите, что происходило по дням: кто менял статус, кто дал скидку, когда ушло сообщение о готовности. Лента заказа не переписывается задним числом, поэтому спорить с ней бесполезно - в том числе своим же сотрудникам.
Аппарат помнит свои ремонты
Телефон, ноутбук или кофемашина заводятся отдельной карточкой изделия с серийным номером или IMEI. Все заказы по этому аппарату связаны между собой, даже если его приносили разные люди: видно, что этот iPhone у вас третий раз за год и что в прошлый раз меняли шлейф. На этом же держится учёт гарантии и рекламаций. Это нужно не для красоты - на гарантийном споре история решает, кто прав, а мастеру она подсказывает, куда смотреть в первую очередь.
Статусы и сроки, которые видно издалека
Этапы ремонта настраиваются под ваш порядок: «принят», «диагностика», «ожидание запчасти», «готов к выдаче». У заказа есть срок, и просроченные подсвечиваются сами - не нужно каждое утро перебирать список глазами. Часть переходов можно закрыть правами: например, выдавать заказ разрешено только кассиру, а удалять - владельцу. Заодно эти же статусы запускают сообщения клиенту.
Несколько точек - одна картина
У каждой локации свои заказы, склад, касса и сотрудники, а владелец видит всё вместе. Сотрудника можно закрыть в его точке: приёмщик филиала не увидит чужие заказы, а сеть при этом останется управляемой с одного экрана. Запчасть, которой не хватает на одной точке, видно на другой - и её можно перевезти документом перемещения, а не звонком «посмотри, есть ли у вас дисплей».
Деньги сервиса: от предоплаты до прибыли
Самое больное место в мастерской - не заказы, а понимание, сколько на них заработали.
Касса, смены и 54-ФЗ
Деньги принимаются в кассу наличными и картой, по одному заказу можно провести оба способа сразу. Смены открываются и закрываются, расхождение по итогу видно сразу и требует объяснения - это и есть дисциплина, которой обычно не хватает. Если у вас онлайн-касса, Айвико печатает чек через АТОЛ или KkmServer: чек уходит в тот же момент, когда кассир принял деньги, а не вечером задним числом.
Себестоимость считается сама, по партиям
Запчасти приходуются партиями, и каждая партия помнит свою закупочную цену. Когда мастер ставит дисплей в ремонт, программа списывает его из той партии, из которой он физически взят, - поэтому себестоимость ремонта не «средняя по больнице», а настоящая. Подробнее про учёт запчастей на складе. Отсюда честная прибыль по заказу: выручка минус запчасти минус начисленная зарплата. Ошибка в этом месте стоит дороже всего: сервис годами работает в минус на дешёвых работах и не знает об этом.
Зарплата без субботнего калькулятора
Правило начисления задаётся один раз: процент от работ, процент от прибыли, оклад за смену или их смесь. Дальше начисления считаются по позициям заказа - в тот момент, когда мастер закрыл работу. Мастер видит свой заработок в своём разделе и перестаёт спрашивать; владелец видит, сколько зарплаты уже накопилось за месяц, до того как наступит день выплаты. Как считается зарплата мастеров - отдельный разговор. Премии и удержания заводятся отдельными строками, чтобы потом было понятно, за что.
Долги клиентов видно, а не вспоминают
Заказ можно выдать с долгом - иногда так надо, - но долг остаётся в карточке клиента и в общем списке. Предоплаты и переплаты тоже не теряются: если клиент внёс больше, деньги висят на нём, а не растворяются в кассе. По контрагенту-юрлицу видно общий баланс расчётов, и это тот случай, когда одна цифра экономит час разговоров.
Переход со старой программы
Самый частый страх - «мы потеряем базу». Отвечаем по пунктам.
Что переносится
Клиенты с телефонами и историей, товары с ценами и остатками, заказы с их номерами и суммами. Для клиентов и товаров подойдёт обычная таблица xlsx, для заказов - выгрузка из старой программы. Номера заказов сохраняются: ваша нумерация не начнётся с единицы, и клиент с квитанцией прошлого года найдётся поиском по номеру.
Что придётся настроить руками
Статусы, права сотрудников, шаблоны документов и правила зарплаты переносить неоткуда - они у всех свои. Но начинать с чистого листа не нужно: при регистрации подставляется готовый набор под сервисный центр, и обычно его правят по мелочи. На настройку уходит вечер, а не неделя.
Работать можно в первый же день
Не обязательно переносить всю историю сразу. Заводите новые заказы в Айвико, а старые доводите там, где они начаты: два месяца параллельной работы никому не мешают. Импорт можно повторить позже - когда станет ясно, что именно из старой базы вам действительно нужно.
Чего Айвико не делает
Честно о границах - чтобы вы не ждали того, чего не будет.
Не заменяет бухгалтерию
Айвико считает деньги сервиса: кассу, прибыль, зарплату, долги. Но это не бухгалтерская программа: отчётность в налоговую, начисление взносов и сдача деклараций остаются в 1С или у вашего бухгалтера. Выгрузить данные для него можно, вести учёт за него - нет.
Не делает маркетинг за вас
Есть рассылка по своей базе и возврат клиентов, которые давно не приходили. Но это инструмент, а не отдел маркетинга: рекламу настраивать, тексты придумывать и отвечать людям всё равно придётся самим. Обещать поток клиентов от установки программы было бы враньём.
Не чинит технику вместо мастера
Программа не подскажет, какой конденсатор менять. Она уберёт из дня всё, что мешает мастеру работать: поиски запчасти, звонки о статусе, подсчёт своей зарплаты, оформление бумаг. В хорошем сервисе это и есть половина рабочего времени.
Так это выглядит в работе
Реальные экраны Айвико, а не отрисованные макеты.
