Невостребованная техника - это готовые заказы, которые клиент не забирает. В Айвико такой заказ помечается сам через заданное число суток после готовности, попадает в отдельный фильтр, и по нему видно, сколько дней изделие лежит и какая набежала плата за хранение. Плату добавляет в заказ человек кнопкой, дважды за одни и те же сутки начислить нельзя.
Как это выглядит в мастерской
Полка невостребованного есть у всех, а учёта на ней - почти ни у кого.
Что делает Айвико
Считает сутки и суммы вместо приёмщика - решение остаётся за человеком.
Жизнь невостребованного заказа
От готовности до выдачи или до полки.
Откуда берётся полка невостребованного
Причины у всех одинаковые, и ни одна из них не про забывчивость.
Ремонт оказался дороже аппарата
Человек принёс ноутбук за диагностикой, узнал цену материнской платы и мысленно попрощался с ним ещё в момент разговора. Сказать об этом вслух неловко, поэтому он просто не приходит. Такие заказы видно заранее: сумма согласования большая, ответа на сообщение нет третий день.
Аппарат был не основным
Второй телефон, старый планшет ребёнку, кофемашина в загородном доме. Вещь нужна, но не настолько, чтобы ехать через город. Проходит месяц, потом два, и заказ превращается в мебель. Здесь помогает напоминание через мессенджер: человек действительно забыл, а не отказался.
Клиент пропал совсем
Сменил номер, переехал, уехал вахтой на полгода. Дозвониться не получается, сообщения не читаются. Это самая тяжёлая часть полки: ни выдать, ни распорядиться. Единственное, что можно сделать заранее, - брать при приёмке второй способ связи и фиксировать каждую попытку дозвона в заказе.
Про сроки никто не договорился
Если в квитанции не написано, сколько вы храните готовый аппарат бесплатно и что потом, то и разговора на выдаче не выйдет. Срок хранения и порядок платы - это то, о чём договариваются на приёмке, а не вспоминают через год. В нашем конструкторе квитанции такая строка есть, и её стоит заполнить своими цифрами.
Как считается срок
Три числа, которые вы задаёте один раз.
Бесплатный срок
Сколько суток изделие лежит у вас без платы после того, как стало готовым. Обычно это неделя или две - столько, чтобы человек успел добраться без спешки. Отсчёт идёт от даты готовности, а не от приёмки: пока вы чините, часы не тикают.
Плата за сутки
Цена одного дня хранения сверх бесплатного срока. Ставить её имеет смысл сопоставимо с арендой места, а не как штраф: задача - освободить полку, а не заработать на чужой невнимательности. Программа считает накопленное, но в заказ ничего не добавляет сама.
Через сколько считать невостребованным
Отдельное число: когда заказ помечается и попадает в фильтр. Оно может не совпадать с бесплатным сроком - например, плата идёт с восьмых суток, а невостребованным заказ считается через тридцать. Блок в карточке не мозолит глаза с первого дня: он появляется, когда подошёл один из этих сроков.
Прошлое не пересчитывается
Платные сутки идут не раньше дня, когда вы включили функцию. Это сделано нарочно: в день включения на полке лежат аппараты двухлетней давности, и автоматический пересчёт выставил бы их владельцам счета на десятки тысяч. Есть и жёсткий потолок разового начисления - упереться в него значит, что где-то ошибка в дате или в цене за сутки.
Плата за хранение на практике
Считает программа, решает человек.
Кнопка, а не автомат
В блоке заказа видно: столько-то суток лежит, столько-то из них платных, набежала такая сумма. Рядом кнопка «Добавить платное хранение» - она ставит в товары и услуги отдельную позицию. Пока кнопку не нажали, клиент ничего не должен. Приёмщик сам решает, брать деньги или простить, и это правильное место для решения: в разговоре, а не в фоновом задании.
Дважды за одни сутки не начислится
Программа помнит, за сколько суток уже добавлено. Нажать кнопку два раза и выставить клиенту двойной счёт не получится. Ошиблись - удалите позицию из заказа, и эти сутки снова станут доступны для начисления.
Хранение - не работа мастера
Позиция платного хранения не попадает в зарплату мастера и менеджера и не даёт клиенту бонусов. Иначе в конце месяца выработка мастера росла бы от того, что кто-то не пришёл за своим телефоном, - и премия считалась бы по чужой невнимательности.
Отметка не мешает выдать
Невостребованный заказ - это признак для вас, а не блокировка. Статус он не меняет, выдаче не мешает. Клиент пришёл - выдали, при выдаче отметка снимется сама. Никаких «сначала оплатите хранение, потом откроем карточку» в программе нет.
Что должно быть на бумаге
Программа считает сутки. Право требовать деньги даёт документ.
Срок хранения - в квитанции
Строка про то, сколько вы храните готовое изделие бесплатно и что происходит дальше, должна стоять в бланке, который человек подписывает при сдаче. Не в объявлении на стене и не в разговоре. Без этой строки плата за хранение на выдаче выглядит как выдумка на ходу, и спорить с этим клиенту легко.
Каждая попытка связи - в заказ
Позвонили и не дозвонились, написали в мессенджер, отправили сообщение - всё это должно остаться в истории заказа с датой. Переписка из подключённого мессенджера ложится туда сама, звонки через подключённую телефонию - тоже. Это ваш единственный аргумент в разговоре «мне никто не звонил».
Письменное уведомление
Когда дело идёт к тому, чтобы как-то распорядиться аппаратом, сообщений в мессенджере мало: нужно письменное уведомление по адресу, который клиент оставил. Как именно его составить и сколько ждать ответ - вопрос к вашему юристу и к вашему договору, а не к программе учёта.
Чего мы вам не скажем
Мы не пишем в интерфейсе, через сколько месяцев можно продать или утилизировать чужую вещь, и не советуем этого здесь. Это решается законом и вашим договором с клиентом, цена ошибки - чужая собственность. Айвико отвечает за другое: чтобы у вас были дата, сумма, история связи и документ, с которыми к юристу можно прийти не с пустыми руками.
Как разобрать полку, которая уже собралась
Порядок действий на один рабочий день.
Сначала перепись
Соберите все аппараты с полки и сверьте с фильтром невостребованных. Те, которых нет в программе, заведите заказами задним числом - иначе через год повторится то же самое. Отметьте каждому место хранения: ячейку, полку, коробку. Дальше искать по названию модели уже не придётся.
Потом волна сообщений
По собранному списку разошлите напоминания одним заходом. Треть ответит сразу - люди действительно забывают. Ещё треть ответит отказом, и это тоже результат: заказ можно закрывать, а место освобождать. Молчащих оставляйте как есть и фиксируйте попытку.
Решите про деньги один раз
Сформулируйте правило и запишите его: до скольких суток не берём ничего, сколько стоит сутки дальше, в каких случаях прощаем. Правило, одинаковое для всех, снимает и споры на стойке, и обиды в отзывах. Приёмщику не придётся каждый раз угадывать, что сделал бы хозяин.
И поменяйте квитанцию
Все новые заказы должны приниматься с уже написанным сроком хранения. Это пять минут работы в шаблоне документа - и единственное действие из списка, которое защищает вас не сегодня, а через год. Заодно посмотрите условия гарантии: формулировки живут в том же бланке.