Учёт запчастей в сервисном центре - это партии со своей закупочной ценой, списание детали прямо в заказ и остатки, которые сходятся с полкой. Айвико считает себестоимость ремонта по той партии, из которой деталь взяли физически, помнит срок возврата брака поставщику и позволяет заказывать детали под конкретный ремонт, не заводя их на склад.
Где обычно теряются деньги
Три места, в которых склад сервиса протекает почти всегда.
Что умеет склад Айвико
Не просто остатки, а понимание, откуда деталь пришла и куда ушла.
Путь запчасти на складе
Партия помнит свою цену, поэтому себестоимость ремонта считается сама - без «вроде брали по тысяче».
Настоящая прибыль по каждому ремонту
Она складывается из мелочей, которые обычно теряются.
Цена берётся та, по которой купили
Одна и та же деталь приезжает по разной цене: курс скакнул, поставщик сменился, взяли срочно и дороже. Айвико не усредняет их в одну кучу - в отчёте по ремонту стоит цена именно той детали, которую поставили клиенту.
Доставка учтена
Пятьсот рублей за доставку коробки с десятью дисплеями - это плюс пятьдесят к каждому. Такие мелочи Айвико считает за вас, поэтому прибыль по ремонту не выглядит красивее, чем есть.
Понятно, что именно стоит у клиента
Клиент пришёл через два месяца с жалобой - за минуту видно, какую деталь ему ставили, когда и по какой цене она вам досталась. Восстанавливать это по памяти и стикерам не нужно.
Остатки сходятся
Каждая деталь уходит со склада не «в никуда», а в конкретный ремонт. В конце месяца остатки на полке и цифры в программе совпадают, и не нужен вечер на выяснение, куда делись двенадцать дисплеев.
Когда детали на складе нет
Сервисы редко держат запас на все модели. Айвико умеет работать и так.
Деталь под конкретный ремонт
Дисплей заказывается для одного клиента и на складе не появляется - он живёт прямо в заказе. Заводить карточку товара ради одной запчасти, а потом чистить справочник от таких карточек, не придётся.
Ясно, кому и сколько должны
Видно, за какую именно запчасть вы заплатили, а за какую ещё нет. Долг перед поставщиком не превращается в общую сумму, о происхождении которой приходится вспоминать.
Если деталь не пригодилась
Клиент передумал, аппарат оказался нерентабельным - деталь переезжает на склад обычным товаром с сохранённой ценой закупки. Ничего не пропадает и не заводится руками заново.
Успеете вернуть брак
Достаточно один раз указать, сколько дней поставщик принимает детали обратно, - дальше этот срок подставляется сам. Вы видите дату, после которой брак уже не поменять, а не вспоминаете о ней, когда поздно.
Инвентаризация без остановки работы
Пересчёт склада - раз в квартал повод для скандала. Не обязательно.
Считают по факту, а не по памяти
Инвентаризация заводится документом: берёте склад или его часть и вписываете, сколько нашли на полке. Программа сама показывает расхождение по каждой позиции - плюс и минус отдельно, в штуках и в деньгах. Не нужно сводить два списка в Excel и спорить, чей столбец правильный. Сканер штрихкодов работает тут же: навели на коробку - количество прибавилось.
Недостача не повисает в воздухе
Расхождение проводится списанием с причиной: бой, потеря, пересорт, брак. Причину ставит тот, кто считал, - иначе кладовщик просто не сможет закрыть свою же инвентаризацию. Излишки приходуются обратно на склад. В итоге остатки после пересчёта совпадают с полкой, а у каждой недостачи есть объяснение, а не пустая строка.
Разбор - отдельно от списания
Кто отвечает за пропавшую деталь и во сколько она обошлась - это другой разговор, и он ведётся отдельной проверкой, с правом на неё и с историей. Автоматически удерживать ущерб из зарплаты Айвико не умеет и не будет: Трудовой кодекс на этот счёт строг, а программа, которая молча вычитает деньги, доводит до суда быстрее, чем до порядка.
Несколько точек и склад в филиале
Как только точек становится две, склад перестаёт быть просто полкой.
У каждой точки свой склад
Остатки не перемешиваются: приёмщик филиала видит то, что лежит у него, а владелец - всё вместе. Перед тем как заказывать деталь у поставщика, видно, нет ли её на соседней точке. Это самая частая экономия в сети: дисплей лежит в двух километрах, а его покупают заново.
Перевозка - документом, а не звонком
Деталь уезжает между складами перемещением: на одной точке она списалась, на другой появилась, с той же закупочной ценой. Пока везут, товар виден отдельно - «в пути». Никакой магии «я вроде отдавал» и последующих расхождений в остатках.
Закупочные цены видят не все
Сколько вы платите поставщику - не та цифра, которую стоит показывать всей смене. Доступ к закупочным ценам, поставщикам и прибыли закрывается правом, а приёмщик при этом спокойно работает с остатками и заводит заказы.
Инвентаризация, которую реально делают
Раз в год пересчитывать весь склад никто не будет - и это нормально.
Слепой пересчёт
Кладовщик считает то, что видит, не зная учётного остатка. Иначе цифра «подгоняется» под ожидаемую, и смысл проверки теряется совсем. Расхождения разбираются после, когда факт уже записан, - и только тогда открывается учётное количество.
По одной группе, а не весь склад
Проверка стёкол занимает двадцать минут и делается между заказами. Полный пересчёт требует остановки работы, поэтому его откладывают, а расхождения копятся. Частые короткие проверки ловят ошибку, пока её ещё можно объяснить.
Серийные позиции - поштучно
У товара с серийными номерами каждая единица считается отдельно: видно, какой именно аппарат на месте, а какой пропал. Это важнее общего количества - недостача одной дорогой платы значит больше, чем расхождение в десяти шлейфах.
Что делать с недостачей
Списание фиксирует факт выбытия с причиной. Разбор - отдельная история: кто отвечает, какой ущерб, чем закончилось. Смешивать их нельзя: кладовщик должен провести недостачу, не дожидаясь решения по ответственности, иначе инвентаризация просто не закроется.
Закупка: сколько денег должно лежать на полке
Склад сервисного центра - это замороженные деньги, и их легко заморозить лишку.
Минимальный остаток и напоминание
У ходовых позиций задаётся минимум, при котором приходит уведомление. Это лучше, чем заметить отсутствие стекла в момент, когда клиент уже согласился на замену. Правило простое: минимум - это запас на срок поставки плюс несколько дней.
Неликвид виден по датам
Позиция, которая лежит полгода без движения, - это деньги, вынутые из оборота. Разбор остатков по давности показывает такие позиции списком, и обычно их набирается на заметную сумму. Дальше решение простое: распродать со скидкой или вернуть поставщику, пока срок обмена не истёк.
Закупка по фактическому расходу
Сколько стёкол ушло за прошлый месяц - вопрос к отчёту, а не к памяти кладовщика. Закупка по расходу защищает и от дефицита, и от неликвида. Особенно это заметно в сезонных нишах, где ощущения расходятся с фактом сильнее всего.
Поставщики и долги
У каждого поставщика свой баланс: сколько ему должны, за что и с какого числа. Когда это видно списком, разговор о просрочке начинается вовремя, а не после звонка с той стороны. Заодно видно, кто из поставщиков реально дешевле с учётом доставки.
Себестоимость: почему средняя цена врёт
Самая частая ошибка в учёте запчастей.
Партии вместо средней
Дисплеи куплены по 3 000 и по 4 500. Средняя в карточке покажет 3 750 - и прибыль по каждому конкретному заказу будет неправдой в обе стороны. Списание по партиям отвечает на вопрос, сколько стоила именно та деталь, которая ушла в этот ремонт.
Доставка входит в деталь
Партия приехала с доставкой за 1 200 на двадцать позиций - значит, каждая подорожала на шестьдесят рублей. Если доставку оставить строкой расходов, она потеряется, а прибыль по ремонтам окажется завышенной ровно на эту сумму.
Возврат поставщику
Бракованная деталь возвращается, и это движение денег и остатков одновременно. Зачёт по возврату не должен смешиваться с обычной оплатой поставщику: иначе баланс перестаёт сходиться, и понять, кто кому должен, становится невозможно.
Склад в работе
Реальный экран Айвико.
