Запчасть под заказ - это деталь, которую покупают для одного клиента и на склад не заводят. В Айвико она живёт прямо в заказе: с поставщиком, закупочной ценой и доставкой. Видно, за какую деталь вы уже заплатили, а за какую нет; клиентскую предоплату берёте при приёмке, а если ремонт сорвался - оплаченная деталь переезжает на склад документом поступления.
Когда склад держать незачем
Небольшой сервис редко закупается впрок - и учёт под это обычно не рассчитан.
Как это устроено в Айвико
Запчасть живёт прямо в заказе, а не отдельной карточкой в справочнике.
Запчасть под заказ - без склада
Деталь живёт прямо в заказе: заказали у поставщика, оплатили, поставили клиенту.
Деньги видно правильно
Работа без склада обычно ломается на одном: непонятно, кому вы должны и сколько заработали.
Долг перед поставщиком не путается
Заплатили за деталь вперёд, ещё до того как отдали её клиенту, - взаиморасчёты всё равно показывают правду. Не бывает такого, что поставщик, которому вы только что перевели деньги, вдруг выглядит вашим должником.
Прибыль с учётом доставки
Деталь за 3 000 плюс доставка за 600 - это расход в 3 600, а не в 3 000. В прибыли по ремонту доставка учтена, поэтому цифра не выглядит красивее, чем есть на самом деле.
Понятно по каждому поставщику
Взяли запчасти у трёх разных людей под три разных ремонта - видно, кому и сколько вы должны за каждую. Не надо держать это в голове и сверять по блокноту в конце недели.
Отмена ремонта ничего не путает
Клиент передумал, заказ вернули в работу - уже уплаченные поставщику деньги никуда не деваются и не задваиваются. За ними реальный перевод, и Айвико это помнит.
Когда склад всё-таки появится
Начать вести склад можно в любой момент, ничего не переделывая.
Одно другому не мешает
Ходовые расходники держите на складе с остатками, редкие детали заказывайте под ремонт. Это не два разных режима работы, между которыми надо выбирать, - обе строки спокойно живут в одном заказе.
История остаётся с вами
Заказанные под ремонт детали остаются в истории заказа с ценой, поставщиком и датой оплаты. Начав вести склад, вы не теряете то, что было до этого.
Как это выглядит в работе
Обычный день: клиент согласился на ремонт, детали нет, её надо заказать.
Деталь добавляется строкой в заказ
В заказе появляется позиция с названием, ценой для клиента и закупочной ценой у поставщика. Склада она не касается: остатки не двигаются, лишняя карточка в справочнике не заводится. Названия при этом не теряются - деталь, которую вы заказывали уже дважды, подставится из каталога, и справочник постепенно складывается сам.
Предоплата берётся сразу
Деньги за деталь разумно взять до того, как вы их потратите: заказ с предоплатой клиент бросает намного реже. Предоплата привязана к заказу и к кассовой смене, при выдаче видно остаток к доплате. Если человек всё-таки исчез - деталь оплачена его деньгами, а не вашими.
Оплата поставщику отмечается в заказе
Значок оплаты стоит прямо в строке запчасти: видно, за какую деталь вы уже рассчитались, а какая ещё в долг. Доставку можно оплатить отдельно - она не растворяется в цене детали, а считается в прибыль по ремонту. В конце недели не нужно вспоминать, кому вы должны за вторничные дисплеи.
Ремонт сорвался - деталь не пропала
Клиент передумал, аппарат оказался не ремонтопригоден. Оплаченная деталь при удалении из заказа переезжает на склад документом поступления, с той же закупочной ценой и поставщиком. Оплата остаётся в кассе и в расчётах с поставщиком - деньги вы за неё правда отдали.
Когда так работать не стоит
Схема хорошая, но не для всего.
Ходовые детали лучше держать на складе
Если дисплей на популярную модель уходит по три штуки в неделю, заказывать его каждый раз под клиента - значит терять дни на ожидании и деньги на мелкой рознице у поставщика. Такие позиции выгоднее купить партией: и дешевле, и ремонт делается в день обращения.
Расходники считать поштучно бессмысленно
Термопаста, клей, стёкла для проклейки - это расходники. Заводить их в заказ по одной штуке с закупочной ценой можно, но смысла мало: проще оприходовать пачку на склад и списывать по мере расхода. Точность до грамма тут никому не нужна.
Смешивать два способа - нормально
Ходовое лежит на складе, редкое заказывается под клиента. Айвико не требует выбрать что-то одно: в одном заказе может быть и деталь со склада, и заказанная у поставщика. Прибыль по ремонту при этом считается одинаково честно.
Предоплата за деталь: неудобный разговор, который окупается
Запчасть под заказ - это ваши деньги, вложенные в чужое решение.
Почему без предоплаты плохо
Деталь заказана под конкретный аппарат и следующему клиенту не подойдёт. Человек передумал - у вас на складе неликвид и замороженные деньги. На потоке это случается не с каждым, но одного-двух отказов в месяц достаточно, чтобы съесть прибыль от десятка ремонтов.
Сколько брать
Разумный ориентир - стоимость закупки детали плюс доставка. Вы не зарабатываете на предоплате, вы страхуете вложение. Клиенту это объясняется ровно так же, и обычно возражений не возникает: логика понятна любому, кто сам что-то заказывал под себя.
Куда она попадает
Предоплата проводится по заказу, лежит в его сумме и видна как внесённая часть. Остаток к оплате считается сам, поэтому на выдаче приёмщик не вычитает в уме. Это же защищает от ситуации, когда деньги взяли, а записать забыли.
Если клиент всё-таки отказался
Деталь остаётся у вас - и это нормальный исход, если предоплата покрыла закупку. Дальше она либо ждёт следующего такого же аппарата, либо возвращается поставщику, пока действует срок обмена. Второе лучше: замороженные деньги дороже небольшой скидки при возврате.
Долги перед поставщиками
Вторая половина работы без склада: вы должны не только клиентам.
Оплата по позиции, а не по накладной
Когда детали заказываются штучно под ремонты, платежи поставщику тоже идут штучно. Видеть, какая именно позиция оплачена, а какая нет, важнее, чем общий баланс: иначе в разговоре с поставщиком вы сверяете суммы, а не конкретные заказы.
Доставка - отдельная строка
Транспортные расходы раскладываются на позиции и уходят в себестоимость ремонта. Если оставить доставку общим расходом месяца, каждый отдельный заказ будет выглядеть прибыльнее, чем есть, а в конце месяца цифры не сойдутся с кассой.
Кто кому должен прямо сейчас
Список поставщиков с балансом отвечает на этот вопрос без звонков и переписки. Особенно полезно перед новым заказом: у поставщика, которому вы должны за прошлую партию, условия обычно хуже, чем у того, с кем рассчитались.
Возврат брака - это зачёт
Деталь вернули - поставщик должен вам. Такой зачёт не должен смешиваться с обычной оплатой: иначе баланс перестаёт сходиться, и через месяц понять, кто кому и сколько, невозможно. Возврат ведётся отдельной операцией с суммой и датой.
Когда деталь всё-таки стоит положить на склад
Работа без склада хороша до определённого объёма.
Одна и та же позиция третий раз за месяц
Это признак, что деталь пора держать на полке: ожидание поставки каждый раз стоит вам скорости, а клиенту - нервов. Держать запас по ходовым позициям выгоднее, чем заказывать под каждый ремонт, даже с учётом замороженных денег.
Остаток после отказа
Деталь, оставшаяся после передумавшего клиента, - это уже склад, хотите вы того или нет. Лучше оприходовать её честно, чем держать в ящике «до случая»: иначе через полгода никто не вспомнит, что она есть, и её закажут повторно.
Переезд без потери истории
Деталь, заведённая в заказе, при необходимости переезжает на склад обычной операцией - с сохранением цены закупки и поставщика. Себестоимость при этом не теряется: это важно, потому что именно на переездах чаще всего появляются позиции с нулевой ценой.