Перенести данные из старой программы учёта можно через её выгрузку: почти любая система умеет экспортировать заказы, клиентов и товары в Excel или CSV. В Айвико такой файл загружается с сопоставлением колонок, статусов и сотрудников. Разбор идёт построчно: ошибочная строка не валит весь импорт, а повторная загрузка не создаёт дубли.
Чего боятся при переезде
Все опасения разумные, и у каждого есть ответ.
Как переносим
Файл, сопоставление, предпросмотр, запись.
Импорт по шагам
Один и тот же порядок для любого вида данных.
Что можно перенести
По видам данных, с честной оценкой сложности.
Клиенты
Самое простое и самое ценное. Переносятся имя, телефоны, почта, тип контрагента, примечания. Номера нормализуются, поэтому один и тот же человек не задваивается из-за разного формата записи. Если ФИО в выгрузке разбито на три столбца, они склеиваются в одно поле в том порядке, в каком вы укажете.
Товары и остатки
Наименование, код, артикул, группа, единица, количество, закупочная и продажная цена, минимальный остаток, штрихкоды, поставщик, гарантия, признак учёта по серийным номерам. Переносится текущее состояние склада, а не история движений: остатки заводятся на дату переезда и дальше живут по вашим партиям.
Заказы
Номер, даты, клиент, изделие с серийным номером, неисправность, статус, суммы работ и запчастей, себестоимость, мастер. Строки работ и запчастей внутри заказа тоже переносятся - именно поэтому потом сходится прибыль по старым ремонтам, а не только их сумма.
Чего переносить не стоит
Историю движений склада, кассовые операции прошлых лет, внутренние комментарии пятилетней давности. Они не участвуют в работе и только замедляют переезд. Правило: переносим то, на что будем смотреть в ближайшие полгода, - остальное остаётся в старой системе, и её выгрузку стоит просто сохранить.
Сопоставление: самая важная часть
Здесь решается, сойдутся ли потом цифры.
Колонки
Разные системы называют одно и то же по-разному: «Сумма работ», «Стоимость услуг», «Итого по работам». Вы один раз указываете соответствие, и оно применяется ко всему файлу. Это лучше автоматического угадывания: угадывание ошибается молча, а ошибка в колонке себестоимости портит всю аналитику прибыли.
Статусы
Статусы из старой системы редко совпадают с вашими новыми. Хороший подход - свести их к рабочему минимуму: принят, в работе, ждёт запчасть, готов, выдан. Для архивных заказов достаточно конечных состояний: детализация промежуточных этапов в закрытых ремонтах никому не пригодится.
Локации
Если точек несколько, при импорте выбирается, в какую попадут заказы из файла. Выгружайте и загружайте по одной точке - так проще проверить и, если что-то пошло не так, переделать только её. Номера заказов при этом уникальны в пределах точки, а не всей компании.
Сотрудники
Для каждого имени из файла выбирается: связать с существующим сотрудником, завести нового или оставить текстом. Последнее - нормальный выбор для уволившихся. Связывать стоит только действующих: от этого зависит, попадут ли старые заказы в их зарплатную статистику.
Что произойдёт после загрузки
Чтобы не было сюрпризов в первый же день.
Лимит тарифа действует и на импорт
На бесплатном тарифе действует ограничение по числу заказов в месяц, и импорт его уважает: залить десять тысяч архивных заказов в обход лимита не выйдет. Если переносите большой архив, это стоит учесть заранее - либо переносить только открытые заказы, либо переходить на платный тариф на время переезда.
Сроки хранения считаются от готовности
Импортированный заказ, который уже был готов полгода назад, сразу попадёт в невостребованные, если у вас включена эта функция. Это не ошибка, а правильное поведение - но увидеть двести невостребованных заказов в первый день неприятно, если к этому не готов.
Зарплата по старым заказам
Начисления по импортированным заказам не пересчитываются задним числом - иначе в первый же месяц мастерам начислилась бы зарплата за год работы. Старые заказы переносятся как исторические данные, а сдельная оплата начинает считаться с новых.
Проверка после импорта
Откройте три-четыре заказа из разных периодов и сверьте с исходным файлом: суммы, мастера, изделие. Посмотрите общее количество загруженных строк. Это пять минут, которые избавляют от вопроса «а точно ли всё перенеслось» через месяц.
Если выгрузки нет
Такое бывает чаще, чем хотелось бы.
Сначала поищите
Экспорт в Excel есть почти в любой учётной системе, даже если он спрятан в отчётах. Ищите в разделах отчётов, в списках с кнопкой выгрузки, в настройках. Иногда выгрузка доступна только администратору или только по запросу в поддержку - но она есть.
Требуйте свои данные
Данные вашей мастерской принадлежат вам. Если система не отдаёт их кнопкой, запрос в поддержку сервиса - обычная практика, и отказывать в этом никто не вправе. Формулируйте просто: выгрузка клиентов, товаров и заказов в любом табличном формате.
Ручной перенос - это нормально
Если данных мало - полторы сотни клиентов и три десятка открытых заказов, - руками получится быстрее, чем воевать с форматами. Заодно вы вычистите то, что накопилось: дубли клиентов, товары с нулевыми остатками, заказы-призраки.
Что сохранить обязательно
Даже если переносите не всё, сохраните полную выгрузку старой системы себе на диск: заказы, клиенты, склад. Это ваш архив на случай спора с клиентом по старой гарантии. Доступ к чужой системе может закончиться в день окончания подписки, а обязательства перед клиентами - нет.
Порядок переезда
Проверенная последовательность, экономящая неделю.
Сначала справочники
Локации, склады, кассы, сотрудники и их права, статусы заказов. Без этого импорт некуда класть: заказы требуют локации, товары - склада, а заказы с мастерами - сотрудников. Полчаса работы, которая избавляет от переделки.
Потом клиенты и товары
Они ни от чего не зависят и загружаются первыми. Сразу проверьте: не задвоились ли клиенты, встали ли товары в правильные группы, совпадают ли цены. Ошибку в справочниках дешевле поймать до заказов, чем после.
Заказы - последними
Они ссылаются на клиентов, товары, сотрудников и статусы. Если импортировать их первыми, половина связей не найдётся и придётся загружать заново. Открытые заказы стоит перепроверить особенно внимательно: с ними работать с понедельника.
День переключения
Назначьте дату и работайте только в новой системе. Старая остаётся доступной на чтение, пока не закончится оплаченный период, - но новые записи в неё не идут. Параллельная работа в двух системах - главная причина неудачных переездов, и это не преувеличение.
Чего ждать в первую неделю после переезда
Не всё идёт гладко, и это нормально.
Всплывут пробелы в старых данных
Клиенты без телефонов, заказы без изделий, товары без цен закупки. Это не поломка импорта: так было и в старой системе, просто там этого не было видно. Чинить стоит выборочно - те записи, с которыми вы реально работаете.
Люди будут искать привычное
Первые дни уходят на «а где тут». Соберите у смены список из пяти вопросов и решите их разом: обычно это переименование статуса, лишнее обязательное поле и шаблон документа. После этого сопротивление заканчивается.
Сверьте цифры за первый месяц
В конце месяца сравните выручку и число заказов с тем, что вы знали о своей мастерской. Расхождение - повод искать причину, а не ошибку программы: чаще всего это неучтённые расходы, которые раньше просто не записывались.