Программа для ремонта принтеров и МФУ
Заправка картриджей потоком, ремонт по офисам, юрлица со счетами и актами. Айвико ведёт такой сервис как обычные заказы - только с организацией вместо человека и с документами вместо наличных.
CRM для ремонта принтеров и МФУ ведёт заявку от звонка офиса до закрытого акта: техника заводится карточкой изделия, заправка и ремонт оформляются заказом, расходники списываются со склада, а юрлицу выставляется счёт и закрывающие документы. Айвико помнит, какие аппараты стоят у каждого клиента и когда их обслуживали в прошлый раз.
Чем сервис оргтехники отличается от бытового
Тут не человек с одной поломкой, а офис с двадцатью аппаратами.
Что берёт на себя Айвико
Всё, из-за чего обслуживание офисов превращается в разговор по памяти.
Путь заказа по оргтехнике
Одинаково для заправки восьми картриджей и для ремонта одного МФУ.
Расходники, которые кончаются не вовремя
В оргтехнике склад расходуется мелко и постоянно - и потому незаметно.
Каждая заправка списывает тонер
Расходник указывается в заказе, и остаток на складе уменьшается сам. К концу месяца не нужно гадать, сколько ушло: количество совпадает с числом заправок, потому что оно из них и складывается.
Закупочная цена помнится по партиям
Тонер, купленный весной, и тонер, купленный осенью, стоят по-разному. Прибыль по заказу считается по той партии, которая реально ушла в работу, - и заправка за триста рублей перестаёт казаться выгоднее, чем она есть. Разбор - на странице про учёт запчастей.
Остатки видно до того, как всё встало
Заканчивающиеся позиции собираются отдельно, с указанием склада. Это не про красивый отчёт, а про утро, когда у вас двенадцать картриджей в работе и ни грамма чёрного тонера.
Ремонт и продажа расходников рядом
Половина денег в оргтехнике приходит не с ремонта, а с картриджей и бумаги.
Продажа работает с того же склада
Совместимый картридж, пачка бумаги, ролик захвата - всё это продаётся чеком, и остаток уменьшается в том же складе, из которого расходники уходят в ремонт. Два учёта на один товар - это и есть источник вечных расхождений.
Юрлицу можно отгрузить без наличных
Организация покупает по счёту, а не за деньги в кассе. Такой заказ виден как задолженность клиента: что отгружено, на какую сумму и что уже оплачено. Как это устроено в заказах, разобрано на странице про учёт заказов.
Зарплата считается одинаково
Продал картридж, заправил картридж, починил МФУ - правило начисления знает каждый из этих случаев. Мастеру не приходится доказывать, что продажи тоже его работа.
Документы для юрлица
Офисный клиент платит не тогда, когда доволен, а тогда, когда получил правильную бумагу.
Акт не набирается заново
Работы и расходники попадают в документ из заказа. Никто не переписывает позиции в Word и не ошибается в сумме на одну цифру - а именно такие ошибки потом всплывают на сверке в конце квартала.
Реквизиты хранятся у организации
ИНН, КПП, юридический адрес, контактные лица - всё у карточки клиента. Второй заказ от того же офиса не требует заново собирать реквизиты по почте.
Видно, кто сколько должен
Работа сделана, счёт выставлен, деньги ещё не пришли - это нормальная ситуация, пока её видно. Долги клиентов собираются списком, и разговор с бухгалтерией начинается с конкретных номеров, а не с общего ощущения.
История обслуживания по каждому аппарату
Когда этот МФУ последний раз заправляли, что в нём меняли и сколько раз он уже приезжал. Это тот разговор, в котором клиент обычно уверен, что «ничего не делали», а карточка изделия помнит иначе.
Обслуживание по договору - основа этой ниши
В оргтехнике разовые клиенты приносят меньше, чем постоянные организации.
Парк техники у одного клиента
У офиса двенадцать аппаратов, и каждый со своей историей: этот заправляли месяц назад, у того меняли термоблок, третий стоит на ресепшене и печатает больше всех. Вести их как «принтеры фирмы» бессмысленно - через полгода никто не разберёт, какой именно чинили. Каждый аппарат заводится изделием с серийным номером.
Регулярность вместо случайности
Договор на обслуживание даёт предсказуемый поток: выезды по графику, заправка партиями, профилактика раз в квартал. Это ровная загрузка мастера и понятная выручка - в отличие от разовых клиентов, которые приходят когда придётся.
Документы решают, продлят ли договор
Решение о продлении принимает не тот, кто видит вашу работу, а бухгалтер, который видит бумаги. Счета вовремя, акты без ошибок, закрывающие в конце месяца - это половина успеха в корпоративном обслуживании. Как это устроено - на странице про документы для организаций.
Выезд как отдельная работа
Дорога до офиса, подъём, ожидание пропуска - это время мастера. В договоре оно должно быть либо включено в цену обслуживания, либо стоять отдельной позицией. Бесплатный выезд «для своих» съедает маржу незаметно: каждый визит стоит вам час-полтора.
Заправка картриджей потоком
Отдельный процесс, который не похож на обычный ремонт.
Заказ на десять картриджей
Из офиса привозят коробку, и это один заказ с десятью позициями, а не десять заказов. Важно, чтобы в нём было видно каждый картридж отдельно: какой заправили, какой признали негодным, какой заменили. Иначе спор о недостающем картридже решается памятью кладовщика.
Расходники списываются сами
Тонер, чипы, ракели уходят со склада вместе с работой. Если этого не делать, себестоимость заправки выглядит нулевой, а прибыль - завышенной. На потоке в двести картриджей в месяц разница получается заметной.
Обменный фонд
Многие сервисы держат подменные картриджи, чтобы офис не стоял. Их тоже стоит вести как свои изделия: кому выдали, что получили взамен, когда вернули. Без учёта обменный фонд растворяется за год, и никто не может сказать, где именно.
Цена за штуку и за партию
Для организаций обычно действует цена от объёма. Заводите её в прайс, а не считайте каждый раз: иначе менеджер даёт скидку по памяти, и она у всех получается разной. Порог минимальной цены не даст уйти ниже себестоимости.
Что ломается в оргтехнике
Ремонты повторяются, и прайс стоит собирать из типовых работ.
Термоузел и печка
Самая частая серьёзная поломка лазерных аппаратов: мятая бумага, следы на листе, ошибка нагрева. Работа предсказуемая по времени, деталь дорогая и часто под заказ - значит, нужна предоплата и точная модель, снятая с самого аппарата, а не со слов клиента.
Ролики захвата и подача
Аппарат не берёт бумагу или берёт по нескольку листов. Дёшево по деталям, быстро по времени, высокая маржа. Такие работы держат ежедневную выручку и должны стоять в прайсе фиксированной ценой.
Печатающие головки струйных
Засохли, полосит, не печатает цвет. Здесь важно честно оценивать перспективу: промывка помогает не всегда, и предупредить об этом нужно до работы, а не после. Диагностика с понятным результатом - отдельная платная позиция.
Прошивки и электроника
Платы форматирования, блоки питания, панели управления. Ремонт долгий, деталь редкая. Такие заказы стоит вести с обязательным согласованием цены после диагностики: сумма после вскрытия почти всегда отличается от предварительной.
Сколько времени тратится на бумаги
В корпоративной нише это сопоставимо с самой работой.
Счёт до работы
Организация платит по счёту, а часто и по предоплате. Чем быстрее выставлен счёт, тем раньше начинается ремонт. Когда он собирается из заказа одной кнопкой, это минута; когда набирается в редакторе - двадцать, и половина из них уходит на проверку реквизитов.
Акты в конце месяца
Десять выездов за месяц - это десять закрывающих документов или один сводный, в зависимости от договора. Собирать их вручную в последний день месяца - обычная практика и обычная же причина ошибок. Выпускать по факту работы проще и безопаснее.
Кто должен и сколько
Отсрочка платежа в корпоративной работе нормальна, но долг должен быть виден списком, а не жить в голове менеджера. Разговор о просрочке начинается вовремя только тогда, когда её видно.