Счета, акты и УПД для организаций
Обслуживать пять офисных принтеров выгоднее, чем чинить пять телефонов. Но юрлицу нужен счёт с печатью, акт и закрывающие документы - а их набирают в Word по образцу трёхлетней давности.
Работа с организациями требует счёта на оплату, акта выполненных работ, товарной накладной или УПД. В Айвико документы выпускаются прямо из заказа или продажи: позиции, стороны и суммы подставляются, номер и дата присваиваются по своей нумерации, PDF печатается или уходит письмом. Выпущенный документ замораживается, а оплата счёта - это обычная кассовая операция, а не отдельный журнал.
Почему сервисы теряют корпоративных клиентов
Не из-за качества ремонта - из-за бумаг.
Что даёт функция
Документ вырастает из заказа, а не набирается заново.
Путь корпоративного заказа
От заявки до закрывающих документов.
Чем корпоративный клиент отличается от обычного
Не размером чека, а тем, что вокруг ремонта появляется документооборот.
Сначала счёт, потом работа
Физлицо платит на месте, организация - по счёту, и часто с отсрочкой. Значит, между обращением и деньгами появляется отдельный шаг: выставить счёт, дождаться оплаты, выполнить работы. Если счёт выставляется медленно или с ошибкой в реквизитах, ремонт стоит - и виновата не мастерская, а её бумажная часть.
Парк техники вместо одного аппарата
У организации не один принтер, а двенадцать, и у каждого свой инвентарный номер. Учитывать их как «принтер клиента Иванова» не выйдет: через полгода никто не поймёт, какой именно аппарат чинили. Здесь работают изделия с серийными номерами и история обслуживания по каждому - ровно то же, что для телефонов, но с другим смыслом.
Договор и регулярность
Корпоративная работа чаще всего повторяющаяся: обслуживание, заправка, профилактика раз в квартал. Это ценно тем, что поток предсказуем. И это же требует порядка в документах: к концу года у клиента должен сойтись каждый акт с каждым платежом, иначе следующий договор не продлят.
Бухгалтер клиента - тоже ваш клиент
Решение продлевать или не продлевать обслуживание принимает не мастер, который видит вашу работу, а человек, который видит только бумаги. Аккуратные документы, пришедшие вовремя, для него важнее, чем скорость ремонта. Это неочевидно и потому часто игнорируется.
Как выпускается документ
Четыре шага, из которых три делает программа.
Стороны
Продавец - одно из ваших юрлиц с его реквизитами и налоговым статусом. Покупатель - контрагент-организация из базы. Реквизиты попадают в документ снимком: если завтра клиент сменит адрес, в выпущенном счёте останется тот, что был на дату выпуска. Это не мелочь - документ должен соответствовать моменту, а не текущему состоянию справочника.
Позиции и суммы
Берутся из заказа или продажи: работы, запчасти, количество, цена. Ничего не переписывается, поэтому сумма в документе всегда совпадает с суммой заказа. Расхождение между актом и фактической работой - классическая причина спора, и здесь его просто негде взяться.
Номер и дата
Номер присваивается по вашим правилам нумерации, сквозным порядком по компании. Дата ставится вами - именно поэтому её показывают отдельно и просят проверить: документ, датированный сегодняшним днём для работ прошлого месяца, создаёт проблемы у бухгалтера клиента.
Выпуск и отправка
Готовый документ превращается в PDF: печатать или отправить письмом. После выпуска он заморожен - изменить позиции или номер уже нельзя, можно только выпустить новый. Подписанный экземпляр возвращается на бумаге, и его скан прикладывается к документу в программе.
НДС и налоговый статус
Место, где ошибка стоит дороже всего.
Статус продавца подтверждается отдельно
Плательщик НДС или нет - это свойство вашего юрлица, и оно указывается с датой, с которой действует. Программа не угадывает: если статус не подтверждён, документы с НДС выпустить нельзя. Так сделано нарочно - счёт с неверной ставкой хуже, чем отсутствие счёта.
Работа с НДС включается отдельно
Это отдельная функция, и большинству мастерских на упрощённой системе она не нужна. Включать её «на всякий случай» не стоит: в документах появятся поля и суммы, которые придётся заполнять правильно, а неправильные хуже, чем никакие.
Мы не бухгалтерия
Айвико не ведёт бухгалтерский учёт, не считает налоги и не сдаёт отчётность. Мы делаем документы для клиента, а не для налоговой. Если вам нужна отчётность - её делает бухгалтер или бухгалтерский сервис, и наши документы для него являются исходными данными, а не заменой.
И не оператор ЭДО
PDF - это печатная форма, а не подписанный электронный оригинал. Юридическая сила появляется после подписи на бумаге или после обмена через оператора электронного документооборота. Мы это пишем прямо в интерфейсе, чтобы никто не узнал об этом в момент спора.
Деньги и отметка «оплачен»
Здесь сходятся документы и касса.
Оплата счёта - обычная кассовая операция
Клиент заплатил - деньги проводятся в кассу как всегда, а счёт отмечается оплаченным. Отдельного «журнала счетов» с собственными деньгами нет и не будет: два независимых денежных учёта расходятся всегда, вопрос только в сроке.
Что означает отметка
Она означает ровно одно: в Айвико есть кассовая операция на эту сумму по этому счёту. Это не выписка банка и не подтверждение прихода на расчётный счёт. Сверять поступления с банком всё равно нужно - просто теперь понятно, какой именно счёт с каким платежом связан.
Отсрочка и долг
Работы выполнены, деньги придут через две недели - это нормальная корпоративная практика. Долг виден в карточке контрагента, а не в блокноте менеджера. Список тех, кто должен, открывается фильтром, и разговор о просрочке начинается вовремя, а не через квартал.
Возвраты
Возврат денег проводится обычной кассовой операцией и не требует включённой функции документов. Это сделано намеренно: возможность вернуть деньги клиенту не должна зависеть от того, включён ли у вас выпуск счетов.
Когда включать, а когда не стоит
Функция выключена по умолчанию, и это не случайно.
Стоит включать
Если у вас есть постоянные клиенты-организации, обслуживание по договору, продажи юрлицам или заказы, которые оплачиваются по счёту. Порог простой: как только вам второй раз за месяц пришлось делать счёт руками в редакторе, функция окупилась.
Не стоит включать
Если все клиенты - физические лица и платят на месте. Тогда хватает обычных печатных шаблонов: квитанции, акта, гарантийного талона. Лишний раздел с документами будет только мешать приёмщику, а настройка юрлиц и нумерации займёт время без отдачи.
Что будет при выключении
Ничего не пропадёт. Новые документы выставлять нельзя, точки создания из заказов исчезают, а всё выпущенное остаётся доступным для чтения - с PDF, историей и сканами. Включите обратно - работа продолжится с того же места, без пересчёта.
С чего начать настройку
Проверьте реквизиты своего основного юрлица - они уже заполнены из данных компании. Подтвердите налоговый статус. Задайте правила нумерации. После этого выпустите первый счёт из реального заказа: пять минут работы покажут, чего не хватает в реквизитах, лучше любой инструкции.