Касса в CRM - это учёт денег мастерской: приём оплаты по заказам и продажам, кассовые смены, наличные и карта, выплаты и переводы между кассами, инкассация. В Айвико деньги попадают в кассу тем же путём, что и оплата заказа, поэтому выручка, остатки и отчёты сходятся сами. Фискальный чек печатает ваша касса - ККТ подключается через программу-агента на компьютере кассира.
Почему касса не сходится
Ни одна из причин не про воровство - все про учёт.
Что даёт касса в Айвико
Один путь у денег - от оплаты до отчёта.
День кассы
Пять точек, между которыми живут деньги.
Откуда деньги попадают в кассу
Четыре источника, и все они идут одним путём.
Оплата заказа
Предоплата при приёме, доплата после согласования, полный расчёт при выдаче. Каждая оплата привязана к заказу и к кассе: видно, за что деньги, кто их принял и каким способом. Остаток к оплате считается сам и показывается в заказе - приёмщику не приходится вычитать в уме, сколько клиент уже внёс.
Продажа без заказа
Чехол, кабель, защитное стекло, разовая услуга - для этого не нужен ремонт, нужен чек. Продажа списывает товар со склада и кладёт деньги в кассу тем же путём, что оплата заказа. Поэтому выручка и остатки сходятся без ручной сверки: это одна операция, а не две записи в разных местах.
Возвраты
Возврат денег клиенту - отдельная операция, закрытая особым правом. Возврат продажи возвращает товар на склад и деньги покупателю, возврат по заказу уменьшает выручку и снимает процент с мастера. Это важно: если возврат не уменьшает начисленное мастеру, зарплата платится за работу, которую в итоге не оплатили.
Внесения и выемки
Разменная монета утром, выемка вечером, сдача выручки владельцу. Это не выручка и не расход, а движение собственных денег, и оно живёт отдельными операциями. Без них остаток в кассе никогда не сойдётся с тем, что физически лежит в ящике.
Смены и сверка
Главный ритуал дня, который обычно делают на глаз.
Зачем смена вообще нужна
Смена отвечает на вопрос «чьи это деньги и за какой промежуток». Без неё касса превращается в непрерывную ленту, и разбирать в ней вчерашнюю недостачу бессмысленно: непонятно, где кончился один человек и начался другой. Смена открывается в начале работы и закрывается в конце - с фиксацией суммы.
Что сверять в конце дня
Наличные в ящике - с наличной частью операций. Итог по карте - с отчётом терминала. Расхождение в сто рублей вечером объясняется за минуту, расхождение недельной давности не объясняется никак: нужно поднимать каждый заказ. Поэтому сверку делают ежедневно, даже когда кажется, что и так всё понятно.
Сводка владельцу
Итог по кассам за день приходит отдельным сообщением в заданный час - в Telegram или на почту. Владельцу не нужно заходить в программу, чтобы знать, сколько прошло через кассу: одна строка утром закрывает вопрос. Настраивается это правилами уведомлений.
Несколько точек
У каждой локации своя касса и свои смены, а сотрудник видит только то, что относится к его точке. Сводка по всем точкам при этом собирается одна - владельцу не нужно складывать цифры из четырёх мест. Подробнее про работу филиалов - на странице сети сервисных центров.
Карта, терминал и фискальный чек
Здесь важно честно разделить, что делаем мы, а что - ваше оборудование.
Что умеет CRM сама
Записать, что оплата прошла картой, на какую сумму и по какому заказу. Этого достаточно для учёта: в конце дня карточная часть сверяется с отчётом терминала. Никакого оборудования для этого не нужно - работает на любом компьютере и телефоне.
Чек на кассовом аппарате
Если у вас есть ККТ, чек печатается из CRM: состав, суммы, способ оплаты. Связь идёт через нашу программу-агента, установленную на компьютере кассира, и драйвер кассы. Сами мы в налоговую ничего не отправляем и оператором фискальных данных не являемся - чек пробивает ваша касса, как и должно быть.
Оплата картой прямо с терминала
Там, где терминал подключён к тому же компьютеру, сумма уходит на него из CRM: кассиру не нужно набирать её вручную и ошибаться цифрой. Отказ карты не оставляет продажу в подвешенном состоянии - операция помечается неоплаченной, а не «наверное, прошла».
Если кассы нет
Многие мастерские работают без ККТ или ставят её позже. Касса в CRM от этого не перестаёт работать: учёт денег, смены, долги и отчёты не зависят от фискального оборудования. Нужна ли вам касса по закону - вопрос к вашей форме работы и вашему бухгалтеру, и мы на него не отвечаем за вас.
Деньги, которые уходят
Расходы учитывать скучнее, чем выручку, и поэтому их обычно не учитывают.
Статьи движения денег
Каждый расход относится к статье: аренда, зарплата, закупка запчастей, доставка, реклама, хозяйственные мелочи. Отчёт по статьям за месяц - это единственный способ увидеть, куда на самом деле уходит прибыль. Обычно первое же открытие такого отчёта показывает статью, о размере которой владелец не подозревал.
Регулярные расходы
Аренда, интернет, подписки списываются по расписанию: в заданный день месяца. Это не только экономия времени - это защита от забытого платежа, из-за которого месяц выглядит прибыльнее, чем был. Ручной запуск в тот же день второй раз деньги не спишет.
Автопереводы между кассами
Правило переводит деньги само: по расписанию или когда в кассе накопилось больше порога. Полезно там, где наличные копятся на точке, а хранить их там не хочется. Перевод пишется той же операцией, что и ручной, - второго журнала денег в программе нет.
Зарплата отдельно
Начисления мастерам и продавцам считаются в своём разделе и выплачиваются из кассы обычной выплатой. Разделение нарочное: начисление - это обязательство, выплата - движение денег, и смешивать их означает не понимать, сколько вы должны людям на конец месяца. Подробности - на странице про зарплату мастеров.
Кто и что может делать с деньгами
Самая недооценённая часть кассы.
Отдельное право на деньги
Возврат, выплата, инкассация, перевод между кассами и закрытие взаиморасчёта закрыты особым правом - не тем, которое даёт редактировать заказы. Приёмщик принимает оплату, но не может вернуть деньги из кассы. Это разделение стоит настроить в первый же день: оно защищает не столько от злого умысла, сколько от ошибки уставшего человека.
Проверка на сервере
Право проверяется не только тем, что кнопка спрятана. Каждая денежная операция сверяет права на сервере, поэтому обойти запрет, отправив запрос мимо интерфейса, не получится. Прятать кнопку и не проверять на сервере - самая частая дыра в самодельных учётных системах.
История не переписывается
Операции не удаляются задним числом: ошибку исправляют обратной операцией. Так в кассе остаётся след - кто ошибся, когда и как это поправили. Возможность стереть неудобную запись выглядит удобной ровно до первой недостачи, которую некому объяснить.
Долги клиентов видно
Продажа или выдача в долг возможна только с выбранным клиентом: долг ложится на его баланс. Список должников открывается одним фильтром, а не собирается по памяти приёмщиков. Это же правило спасает от ситуации «отдал наличными Пете, а Петя забыл».