В Айвико это две отдельные вещи. Смены отвечают на вопрос, кто вышел на работу: сотрудник нажимает «Начать рабочий день», руководитель видит, кто был на точке, а оклад за выход начисляется сразу. Расписание работ - внутренний план: кто и когда делает заказ, очередью по дням или точным временем с проверкой занятости. Клиентский срок ни одно из этого не меняет.
Что происходит без графика
Всё держится на памяти и переписке в чате.
Что есть в программе
Отдельно про людей, отдельно про работы.
День в мастерской
Как смены и расписание ложатся на обычный рабочий день.
Смены: кто вышел на работу
Единица учёта - выход, а не часы. И это осознанное решение.
Почему не считаем часы
Учёт часов в мастерской почти всегда превращается в фикцию: человек забыл нажать кнопку, обедал два часа, задержался на полчаса. Мы считаем выходы: пришёл и работал - выход есть. Это то, чем реально меряют оплату в сервисах, и то, что можно проверить, не превращая программу в турникет.
Как это выглядит у сотрудника
В меню профиля появляются «Начать рабочий день», «Завершить» и «Мой график». Нажатие занимает секунду. Право отмечать свой приход выдаётся отдельно - как и право видеть смены команды: знать, кто сегодня работает, нужно не каждому.
Забытый день закроется сам
Рабочий день закрывается автоматически - по времени закрытия точки или через заданное число часов, как настроите. Выход при этом засчитывается: наказывать человека за то, что он вечером вышел, не нажав кнопку, - худший способ приучить к дисциплине.
Это не кассовая смена
Две разные вещи, которые легко перепутать. Кассовая смена открывается в финансах и нужна для денег: через неё проходят оплаты, и по ней сходится ящик. Рабочий день - про присутствие человека. Они не связаны: кассир может открыть смену, не отмечая рабочий день, и наоборот.
Расписание работ: кто что делает
Два режима под разный размер мастерской.
Простая очередь
Работы раскладываются по дням, у каждой исполнитель и порядок, который двигается руками. Этого достаточно мастерской на двух-трёх мастеров: задача не в минутах, а в том, чтобы никто не забыл про заказ и не взял седьмой, пока три лежат нетронутыми.
Планирование команды
Точное время начала и длительность, этапы работы, несколько исполнителей на одну работу, рабочие часы сотрудников и проверка конфликтов. Нужно там, где есть выезды и записи клиентов на время: именно здесь начинается настоящее планирование, а не список дел.
Расписание не трогает заказ
Это внутренний план. Он не меняет статус заказа, не переназначает исполнителей для зарплаты и не сдвигает срок, обещанный клиенту. Разделение важно: срок клиенту - это обещание, а расписание - ваша внутренняя кухня, и она может меняться десять раз, пока обещание остаётся прежним.
Чего в расписание не поставить
Заказ, который физически не у вас: уехал рейсом на другую точку или передан партнёру. Планировать работу над аппаратом, которого нет в мастерской, бессмысленно, и программа этого не даёт. Запись привязана к локации заказа - между филиалами заказ переносится рейсом, а не перетаскиванием в календаре.
Загрузка и распределение
Главный вопрос: хватает ли рук и правильно ли они заняты.
Видно перекос
Когда работы разложены по людям и дням, перекос виден сразу: у одного мастера восемь ремонтов на сегодня, у другого два. Без расписания это замечают по задержкам, то есть через неделю и глазами клиента. С расписанием - утром, когда ещё можно передвинуть.
Сложное и простое
Полезно раскладывать не по количеству, а по тяжести: три пайки и десять замен стекла - разная нагрузка. В простом режиме это делается порядком в очереди, в расширенном - длительностью. Но даже грубое разделение лучше, чем «всем поровну по головам».
Отпуска и отсутствия
В расширенном режиме у сотрудников есть рабочие часы и отсутствия. Это спасает от классической ошибки: заказ запланирован на четверг на мастера, который в четверг в отпуске. Программа не даст записать - и объяснит почему.
Что смотреть в аналитике
У расписания есть своя вкладка в аналитике: сколько запланировано, сколько сделано, что переносилось. Регулярные переносы одной и той же работы - сигнал, что оценка длительности не соответствует реальности, а не что мастер ленив.
Смены и зарплата
Место, где учёт выходов превращается в деньги.
Оклад за выход
Правило зарплаты с периодом «за выход» начисляет сумму в день, когда сотрудник открыл рабочий день. Начисление видно сразу в профиле, а не появляется сюрпризом в конце месяца. Это снимает самый частый спор в мастерских: сколько дней человек отработал.
Оклад плюс процент
Смешанная схема - самая распространённая: небольшой оклад за выход плюс процент от работ. Первое даёт человеку уверенность, второе - причину работать быстрее. Посчитать, как это ляжет на ваши цифры, можно в калькуляторе зарплаты мастера, не заводя ничего в программе.
Что не считается автоматически
Мы не считаем переработки, ночные, праздничные коэффициенты и не ведём табель по форме. Это работа кадровика и бухгалтера. Айвико отвечает на вопрос «кто вышел» и начисляет за выход - всё остальное считается отдельно и в другом месте.
Выключение ничего не стирает
Выключите функцию - кнопка в профиле и вкладка смен пропадут, новые дни открываться не будут. Уже отмеченные дни и начисленный за них оклад останутся на месте. Это общее правило: выключение прячет ввод, а не историю.
С чего начать
Порядок, при котором люди не сопротивляются.
Сначала объясните, зачем
Кнопка «Начать рабочий день» без объяснения читается как слежка. Объяснение простое и честное: чтобы оклад начислялся сам и не приходилось вспоминать выходы в конце месяца. Когда за выход платят по факту нажатия, сопротивление исчезает за пару дней.
Потом раздайте права
Право отмечать свой приход - всем, кто выходит на смены. Право видеть смены команды - руководителю точки. Это разные права нарочно: список, кто где был, - чувствительная информация, и она не нужна каждому мастеру.
Расписание - позже смен
Не включайте всё сразу. Смены приживаются за неделю, потому что это одна кнопка. Расписание требует привычки планировать, и его лучше вводить, когда учёт выходов уже работает. Начните с простой очереди и переходите к точному времени, только если появились записи клиентов на конкретный час.
Проверьте на одной неделе
Неделя с отметками выходов покажет реальную картину: кто опаздывает, сколько дней в месяц фактически работает каждый, совпадает ли это с тем, что вы платите. Дальше решение принимается по цифрам, а не по ощущению, что кто-то работает больше других.
Чего не стоит делать со сменами
Учёт присутствия легко превратить в то, что люди начнут обходить.
Не превращайте в турникет
Опоздание на семь минут - не повод для разговора, а повод для статистики. Если каждая отметка становится основанием для претензии, люди начнут нажимать кнопку заранее и из дома, и учёт перестанет что-либо отражать. Смысл в том, чтобы видеть картину, а не ловить.
Не считайте часы там, где платите за выход
Схема оплаты и единица учёта должны совпадать. Платите за смену - считайте выходы. Попытка вести часы «просто чтобы знать» создаёт цифру, на которую никто не опирается, и лишнюю работу для всех.
Не планируйте за мастера
Расписание помогает распределить нагрузку, но порядок работы внутри дня лучше оставить человеку. Жёсткий план по минутам в мастерской не выживает: ремонт - это не конвейер, и половина заказов идёт не по сценарию.