Мастерские, которые перешли к нам из других программ, просили сделать склад удобнее, а отчёты - подробнее. Этот выпуск во многом про это. Второе большое изменение - подрядчики: пайщик на стороне или выездной мастер теперь работает с вами прямо в программе. Новое и изменённое - сначала, по разделам. Исправления собраны в конце отдельным списком.
Подрядчики: свой кабинет и задания
Подрядчик - человек, который делает работу за деньги, но не в штате: пайщик, которому отдают платы раз в неделю, мастер по ноутбукам, выездной мастер. Раньше его можно было только поставить исполнителем и считать ему зарплату. Теперь он может сам заходить в программу, видеть свои заказы и договариваться с вами о цене.
| Что появилось | Что это даёт | Где найти |
|---|---|---|
| Карточка подрядчика в шторке | Подрядчик открывается в боковой шторке с теми же полями, что у сотрудника, кроме ИНН и личных прав. Роль у него одна - «Внешний исполнитель», она не меняется и не настраивается. На вкладке «Сотрудники» подрядчиков больше нет, они живут на своей. Локаций у подрядчика нет: заказы к нему уезжают с любой точки. | «Настройки → Сотрудники → Внешние исполнители», кнопка «Добавить исполнителя» |
| Вход в кабинет | Впишите подрядчику почту, подтвердите её кодом из письма и задайте пароль - он сможет входить. В кабинете два пункта: «Мои заказы» и «Мой заработок». Графика, смен и «Начать рабочий день» у него нет. | Карточка подрядчика, поля «Email» и «Пароль» |
| Что он видит в заказе | Только заказы, где он мастер или исполнитель работы. В карточке заказа - изделие и описание неисправности. Клиента, телефона и сумм заказа подрядчик не видит, править заказ и заводить новые не может. | Кабинет подрядчика, «Мои заказы» |
| Статусы подрядчика | Отметьте в карточке подрядчика, в какие статусы он может переводить свои заказы, например «В ремонте» и «Ожидание запчастей». Выдать заказ он не может никогда: выдача - это деньги и чек. | Карточка подрядчика, поле «Какие статусы может ставить» |
| Задание: цена и срок | Поставили подрядчика в заказ - ему уходит задание. Менеджер заказа указывает цену и срок, подрядчик отвечает «Беру», «Свои условия» или «Отказываюсь» с причиной. Отказ возвращает работу тому, кто её назначал. | Карточка заказа, блок «Исполнитель». Кнопка «Предложить цену и срок» |
| Отчёт и приёмка | Подрядчик пишет, что сделал, прикладывает фото и нажимает «Сделал». Менеджер заказа принимает работу, возвращает на доработку или не принимает и решает, сколько заплатить: полностью, частично или ничего. Сумма сразу появляется у подрядчика в зарплате. | Карточка заказа, блок «Исполнитель». Решает менеджер заказа, владелец или администратор |
| Переписка и напоминания | У задания своя переписка: её видят подрядчик и ваши сотрудники, а внутренние комментарии заказа подрядчику по-прежнему не видны. Если подрядчик сутки не отвечает или пропустил срок, менеджеру приходит напоминание. | Блок «Исполнитель», «Переписка по заданию» |
| Доска расписания | Работу подрядчику можно поставить и на доске. Работа по заказу целиком делает его мастером заказа, работа по одной позиции - исполнителем только этой позиции: зарплату за весь заказ получает мастер. | «Расписание заказов», столбец подрядчика подписан «(подрядчик)» |
- Как платим подрядчику. За работу по заданию подрядчик получает согласованную цену - и только её. Правила зарплаты, если вы их ему заводили, платят только по заказам, где он стоял до этого обновления: там всё работает как раньше.
- Если передумали. Пока подрядчик не нажал «Беру», достаточно поставить в заказ другого - предложение снимется само. Взятую в работу задачу закройте кнопкой «Закрыть без приёмки» и решите, сколько заплатить за сделанное.
- Где сейчас аппарат. Если функция включена, при «Беру» место аппарата становится «у исполнителя», а после приёмки снимается - останется указать, куда его положили.
Касса и авансы
- Все авансы одним списком. У кого из клиентов сколько лежит, сколько внесено, зачтено в чеки и возвращено деньгами, внизу итог по всем. Галочка «Показать и израсходованные» добавляет клиентов, у которых аванс уже закончился. Нажмите на строку - откроется карточка клиента. Всё это в «Магазин → История продаж», вкладка «Авансы».
- Себестоимость услуги в кассе. Добавили услугу в чек - себестоимость подставляется из её карточки. Можно поправить её в чеке руками или оставить поле пустым: программа сама возьмёт себестоимость из карточки при проведении чека.
Склад: остатки и действия с несколькими товарами
| Что появилось | Что это даёт | Где найти |
|---|---|---|
| Изменить несколько товаров разом | Отметьте товары галочками и нажмите «Изменить». В окне строки «Меняем … на …»: папка, поставщик, страна производства, единица измерения, минимальный остаток, гарантия, цены и описание. Зарплату по товару в процентах и рублях здесь же меняет тот, кому открыты зарплаты. Если в шапке выбрана точка, ремонтная и продажная цена и минимальный остаток меняются для неё, как в карточке товара. | «Склад → Остатки», панель снизу после выбора товаров |
| Наценить | От какой цены считаем, какие цены получаем (можно несколько сразу), процент или рубли, округление и итоговая поправка вроде «−10 ₽», чтобы вышло 1 990 вместо 2 000. Галочка «Только там, где цена ещё не заполнена» не трогает заполненные цены. Товары без исходной цены окно пропустит и скажет, сколько их. | «Склад → Остатки», кнопка «Наценить» |
| Ценники | У каждой позиции своё количество: «По остатку» ставит столько ценников, сколько товара лежит, «По одному» - по одному. Печать на листе A4 или на этикетках 58×40 мм. На ценнике название, продажная цена, штрихкод (нет штрихкода - код товара) и дата. Из поступления ценники печатаются по отмеченным строкам. | «Склад → Остатки» или карточка поступления, кнопка «Ценники» |
| Объединить дубли | Один и тот же шлейф завели дважды, и остаток разъехался на две карточки. Отметьте их, нажмите «Объединить» и выберите карточку, которая останется. Остатки на всех складах сложатся. Партии, серийные номера, история, заказы, продажи и документы перейдут к ней. Штрихкоды тоже переходят, так что сканер на кассе найдёт товар по любому из них. Остальные карточки удалятся, отменить это нельзя. Если товары различаются единицей, ставкой НДС, маркировкой или серийным учётом, программа не даст их склеить и скажет почему. | «Склад → Остатки», кнопка «Объединить». Нужны право удалять товары и доступ ко всем точкам |
| Итоги и выгрузка | Под таблицей остатков строка «Итого»: сколько штук и на какую сумму по закупочной, ремонтной и продажной цене. Новые колонки «В других локациях» и «Минимальная» (минимальная цена) включаются в настройке колонок. Кнопка «В Excel» выгружает таблицу как она есть на экране. | «Склад → Остатки» |
| Папки со счётчиками | У каждой папки в дереве видно, сколько в ней позиций, а строка «Без папки» показывает товары, которые никуда не разложены. | «Склад → Остатки», дерево папок слева |
| Страна производства | Новое поле в карточке товара. Пока справочное: в документы не печатается. | Карточка товара |
Документы склада
| Что появилось | Что это даёт | Где найти |
|---|---|---|
| Подбор из каталога | Окно с папками, поиском и фильтром по остатку, в том числе «меньше минимального». Отмечаете галочками сразу много позиций - они встают в документ одним нажатием. | Кнопка «Из каталога» в поступлении, списании, перемещении, возврате поставщику и инвентаризации |
| Заполнить инвентаризацию | «Заполнить» ставит в документ все товары склада с остатком («Остатками склада») или весь каталог («Всем каталогом»). «Очистить» убирает строки разом. | Инвентаризация, кнопки над таблицей |
| Факт из файла | Посчитали в Excel - загрузите файл. Нужна колонка с количеством («Факт», «Количество», «Кол-во», «Остаток») и колонка, по которой узнать товар: штрихкод, код, артикул или точное название. Повторы одного товара складываются, а строки, которые не узнали, программа покажет списком. | Инвентаризация, кнопка «Факт из файла» |
| Период, итог и выгрузка у списков | Над списками поступлений, списаний, перемещений, инвентаризаций и возвратов поставщику - выбор периода и кнопка «Экспорт» в Excel. Под списком - итог по сумме, у поступлений сумма подсвечена по оплате. | Вкладки раздела «Склад» |
| Сколько лежит на каждом складе | На вкладке «Склады» у каждого склада видно количество и сумму по закупочной цене. | «Склад → Склады» |
История товара
- Склад и период. В карточке товара на вкладке «История» можно выбрать склад и период. Первой строкой идёт остаток на начало, дальше приходы и расходы с нарастающим остатком, внизу - обороты за период.
- Сводка сверху. Сколько оприходовали и сколько ушло за выбранное время, какой остаток получился и сколько он стоит по закупочной и по продажной цене.
- Перемещения не раздувают обороты. Рейс между своими складами и отменённый рейс в оборотах не считаются, а недостача в пути остаётся расходом.
Отчёты
| Отчёт | Что в нём | Где найти |
|---|---|---|
| Товары и работы | Что ушло и на чём заработали: заказы, продажи, возвраты и списания по каждой позиции. В сгруппированном виде позиция раскрывается до документов, кнопка «Развернуть все» открывает все сразу. Есть и простой список. Заменил прежний «Расход запчастей». | «Отчёты → Товары и работы» |
| Продажи | Каждый чек строкой: сумма, себестоимость, прибыль, оплачено, зарплата за продажу. Возврат - отдельная строка с минусом на дату возврата. | «Отчёты → Продажи» |
| Контроль сроков | Сколько заказы проводят между двумя выбранными статусами: у каждого заказа своё время и среднее по всем. | «Отчёты → Контроль сроков» |
| Реклама | Откуда приходят клиенты: число заказов и продаж, выручка и прибыль по каждому источнику. | «Отчёты → Реклама» |
| Оборотная ведомость | По каждому товару остаток на начало, приход, расход и остаток на конец - в штуках и в деньгах по себестоимости. Конец одного периода всегда совпадает с началом следующего. | «Отчёты → Оборотная ведомость» |
| Остатки по партиям | Что лежит, из какой поставки, почём и от какого поставщика. | «Отчёты → Остатки по партиям» |
| Заказы с работами - подробнее | Цена и себестоимость отдельно по работам и по запчастям, зарплата по заказу и прибыль после неё (видны тем, у кого есть доступ к зарплатам). Новые фильтры: менеджер, тип заказа, контрагент. | «Отчёты → Заказы с работами» |
| Итоги и быстрые периоды | Под таблицами отчётов строка «Итого», в выборе периода - готовые варианты вроде «Прошлый месяц». | Все отчёты |
Аналитика склада
- На сколько хватит. По расходу за последние 30 дней программа считает, через сколько дней товар закончится. Заканчивается скоро - число подсвечено.
- ABC по прибыли. Какие товары за 90 дней приносят 80% прибыли (A), какие следующие 15% (B) и что почти ничего не даёт (C).
- Свой срок неликвида. Выберите, сколько дней без движения считать неликвидом, и период для списаний. Списки больше не обрезаются на двадцати строках.
- Выгрузка и ссылки. Таблицы всех вкладок аналитики выгружаются в Excel значком в углу карточки, а под вкладками - ссылки на подробные отчёты по той же теме. Всё это в «Аналитика → Склад».
Деньги и документы
| Что появилось | Что это даёт | Где найти |
|---|---|---|
| Отмена выплаты зарплаты | Ошиблись суммой или кассой - отмените выплату. Деньги вернутся в ту же кассу, у сотрудника снова прежний остаток к выплате. В «Зарплатах» и «Моём заработке» такая выплата подписана «Выплата (отменена)». | Кнопка «Отменить выплату» в карточке операции. Открыть её можно и ссылкой «Выплата» в «Финансы → Зарплаты». Нужно право на деньги и в «Финансах», и в «Зарплатах» |
| Подпись и печать картинкой | Загрузите картинки подписи и печати, и они встанут в счёт, акт, накладную и УПД без счёта-фактуры. В счёт-фактуру не ставим: там нужна подпись от руки или электронная. Уже выпущенный документ от новой картинки не меняется. | «Настройки → Общие настройки → Юр. лица», карточка организации, «Подпись и печать в документах». Включает владелец |
| Отметки об исправлениях | Исправили документ в бухгалтерской программе - запишите вид, номер и дату исправления в карточке документа. В черновике УПД со счётом-фактурой можно записать номера и даты авансовых счетов-фактур. Сами исправления и авансовые счета-фактуры Айвико не выпускает. | Карточка документа, кнопка «Исправительный документ»; блок «Авансовые счета-фактуры» в черновике УПД |
| Удаление контрагента предупреждает | Окно называет, сколько заказов, продаж и документов останется без клиента и какой долг пропадёт вместе с карточкой. Кнопка называется «Всё равно удалить». | Удаление контрагента |
Поиск и мелочи на каждый день
- Умный поиск везде. Складские сокращения («акб», «дисп», «зу»), слова в любом порядке и исправление раскладки работают в кассе магазина, поступлении, инвентаризации, перемещении, списании, возврате поставщику, рейсе, составе комплекта, калькуляторе цен и прайс-листе. Товар находится и по артикулу. Полное слово не цепляет чужие товары: «микрофон» не находит динамики.
- Контрагент по любой записи номера. Номер, записанный через 8 или десятью цифрами без кода страны, находится по «+7 …» - в списке контрагентов, быстром поиске и поиске заказов по телефону.
- Звонок подставляет клиента. Выбрали в новом обращении звонок-основание - его номер встаёт в «Телефон», а если номер есть у одного контрагента, подставляется и он. Номер записан у нескольких - под телефоном оба имени, нажмите на того, кто звонил.
- Длинные названия товаров. Название вмещает до 300 символов - и в карточке, и при импорте. В кассовый чек уходит начало названия: сколько символов, зависит от кассы.
- Работа другому мастеру. Перетащить работу в столбик другого мастера на доске расписания может сотрудник с правом на правку заказов: вместе с работой меняется мастер в самом заказе. Свой столбик можно упорядочивать без этого права.
- Быстрее на больших базах. Поиск по номеру заказа, клиенту, телефону, серийнику и IMEI заметно быстрее там, где заказов много.
- Галочки в остатках не сбрасываются. В «Складе → Остатки» выбор сохраняется при смене папки или фильтра: можно собрать товары из нескольких папок и изменить их разом.
- Код и артикул после сканирования. В окне, которое открывается после сканирования на складе, код товара подписан «Код», а рядом показан артикул, если он есть.
- Справка сверена с программой. Названия кнопок и разделов, пути в меню, числа и поведение в Справке совпадают с тем, что вы видите на экране.
- Справка в кабинете - только своё. Мастер в режиме «Только свой кабинет» и подрядчик видят в Справке только разделы о том, что им доступно. У подрядчика для этого свой раздел - «Ваш кабинет исполнителя».
Что починили
Эти правки уже работают, включать ничего не нужно.
| Раньше | Теперь |
|---|---|
| У компаний, где смена открывается сама первой операцией, с конца августа пропала кнопка отмены ручных внесений и изъятий. | Кнопка вернулась. Операцию из закрытой смены отменить можно, если при закрытии не приняли излишек или недостачу. |
| Нарастающий остаток в истории товара с длинной историей мог считаться неверно. | Остаток считается от остатка на начало и сходится с остатком на складе. |
| Ссылка на возврат товара из разбора брака в истории товара вела на пустую страницу. | Такие строки больше не ведут в никуда. |
| Строки с названием длиннее 200 символов из чужой выгрузки не загружались. | Загружаются: название вмещает до 300 символов. |
| Поиск по полному слову цеплял чужие товары через короткие сокращения: «тачпад» находил всё с «Samsung». | Находится то, что искали. |
| В составе комплекта были видны только первые сто услуг. | Услуга ищется по всему справочнику. |
| Если кассиру не были открыты карточки услуг, услуга в чеке шла с нулевой себестоимостью, и прибыль с зарплатой от прибыли считались неверно. | Себестоимость услуги подставляется из её карточки при проведении чека. |
| Администратор компании не видел функцию, если она была включена не всем сотрудникам. | Администратор видит её, как и владелец. |
Как пользоваться каждой функцией, подробно рассказывает Справка внутри программы. Если после обновления что-то ведёт себя не так, как здесь написано, - напишите на support@aivico.ru, разберёмся.