В сервисе склад расходуется мелко и постоянно, поэтому расхождения там появляются даже при честных сотрудниках. Вопрос не в том, будут ли они, а в том, узнаете ли вы о них через неделю или через год.
Когда проводить
- Раз в квартал - по всему складу, если позиций немного.
- Раз в месяц - по дорогим и ходовым позициям: дисплеи, аккумуляторы, платы.
- При смене материально ответственного сотрудника - обязательно и полностью.
- После любого случая, который вы не смогли объяснить.
Порядок
Шаг первый - остановить движение. Пока идёт пересчёт, на этом складе не принимают поступления и не выдают детали в заказы. Иначе вы будете гоняться за собственным хвостом: разница появится ровно от того, что кто-то взял деталь во время подсчёта.
Шаг второй - слепая ведомость. Список позиций печатается БЕЗ учётных количеств. Это принципиально: когда напротив позиции уже напечатана цифра, человек не считает, а подтверждает. Так теряется весь смысл пересчёта.
Шаг третий - пересчёт. Считают вдвоём или считают дважды. Позиции со штрихкодом быстрее сканировать, чем искать глазами в списке.
Шаг четвёртый - сверка. Расхождения выписываются отдельно, с фактическим и учётным количеством. На этом этапе ничего не проводится - сначала разбираемся.
Откуда берутся расхождения
Прежде чем искать виноватого, проверьте четыре обычные причины. В нашей практике они закрывают большую часть находок.
- Деталь ушла в ремонт мимо учёта: мастер взял с полки и сказал об этом вслух.
- Пересорт: похожие позиции разных ревизий лежат вместе и считаются как одна.
- Ошибка приёмки: приняли десять, а в коробке было девять, и никто не пересчитал.
- Возврат клиента не вернулся на склад - деталь физически лежит, а в учёте её нет.
Излишек так же плох, как недостача. Он почти всегда означает, что какая-то выдача не записана, - то есть где-то рядом есть незамеченная недостача по другой позиции.
Что делать с недостачей
Недостача проводится документом списания с указанием причины. Причина обязательна: через полгода «просто списали» ничего не объясняет, а «недостача по инвентаризации от 14 сентября» - объясняет.
Дальше начинается зона, где легко нарушить закон. Автоматически вычесть стоимость из зарплаты нельзя. Трудовой кодекс требует отдельной процедуры: установить размер ущерба, взять с работника письменное объяснение, уложиться в срок и соблюсти ограничение на размер удержания. Договор о полной материальной ответственности возможен не с любой должностью - есть утверждённый перечень.
Поэтому разумная схема такая: списание фиксирует факт выбытия товара, а разбирательство с человеком ведётся отдельно и по правилам. Смешивать их в одну кнопку - плохая идея, даже если очень хочется.
Как сделать, чтобы в следующий раз сошлось
- Деталь попадает в ремонт только через заказ - тогда остаток уменьшается сам.
- Витрина и мастерская работают с одним складом, а не с двумя учётами одного товара.
- Приёмка пересчитывается при получении, а не «как в накладной».
- Похожие позиции разводятся артикулами, а дорогие ведутся по серийным номерам.
Когда списание идёт из документов, инвентаризация перестаёт быть способом узнать правду и становится обычной проверкой. Это и есть цель. Подробнее про устройство склада - на странице про учёт запчастей.